Zmiana biura rachunkowego bez przerwy w rozliczeniach

Przejmujemy księgowość JDG i spółek również w trakcie roku. Po zmianie korzystasz z księgowości online z dostępem do platformy i kontaktem z dedykowaną księgową. Ustalamy pierwszy okres naszej odpowiedzialności, sprawdzamy dokumentację i pomagamy uporządkować pełnomocnictwa oraz uprawnienia w KSeF.

Sprawdź termin przejęciaSprawdź termin przejęcia
Zobacz proces zmianyZobacz proces zmiany

  • Bezpłatna wstępna ocena

  • Odpowiedź w ciągu 24 godzin

  • Bez zobowiązań

Co ustalimy przed rozpoczęciem?

  • który okres kończy rozliczać dotychczasowe biuro,

  • od którego miesiąca przejmujemy obsługę,

  • jakie dokumenty i dane trzeba przekazać,

  • czy są zaległe lub otwarte rozliczenia,

  • jakie pełnomocnictwa i dostępy należy zmienić,

  • jak zachować ciągłość obsługi KSeF.

5,0 w Google

Wysoko oceniana obsługa i szybki kontakt.

Dedykowana księgowa

Stałe wsparcie osoby, która zna Twoją firmę.

KSeF i pełnomocnictwa

Pomagamy uporządkować dostępy.

Cała Polska

Obsługa online bez wizyt i papierów.

Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?

Zmiana biura ma sens nie tylko po poważnym błędzie. Często pierwszym sygnałem jest brak informacji, niejasny model współpracy albo proces, który przestał pasować do rozwijającej się firmy.

Z czym mierzysz się dziś

  • masz ograniczony kontakt i za każdym razem musisz od początku wyjaśniać swoją sprawę.

  • informacje o podatkach i składkach otrzymujesz późno albo bez jasnego terminu płatności.

  • dokumenty krążą w wiadomościach, a dostęp do danych wymaga każdorazowego kontaktu z biurem.

  • nie wiesz, jak obsługiwać KSeF ani które dokumenty nadal trzeba przekazywać poza systemem.

  • sprawy z urzędem skarbowym i ZUS-em musisz prowadzić samodzielnie, bez jasnego wsparcia biura.

  • współpraca wymaga osobistych wizyt, papierowych dokumentów albo obecności biura w Twoim mieście.

  • umowa wiąże Cię na długo, a zasady naliczania dodatkowych opłat są niejasne.

  • zakres obsługi nie nadąża za wzrostem firmy, większą liczbą dokumentów albo zatrudnieniem pracowników.

Co zyskujesz po zmianie

  • masz dedykowaną księgową i wygodne kanały kontaktu – WhatsApp, e-mail, czat, telefon oraz wideo.

  • otrzymujesz konkretne informacje o kwotach podatków, składek i terminach płatności.

  • przekazujesz dokumenty przez platformę lub aplikację i masz bieżący dostęp do dokumentów oraz rozliczeń.

  • pomagamy skonfigurować dostęp KSeF i wskazujemy, które dokumenty należy nadal przekazywać poza nim.

  • reprezentujemy Cię przed urzędem skarbowym i ZUS-em oraz pomagamy uporządkować pełnomocnictwa.

  • całą współpracę – od zawarcia umowy po przekazywanie dokumentów – prowadzisz online.

  • korzystasz z krótkiego, miesięcznego okresu wypowiedzenia oraz przejrzystych zasad rozliczeń.

  • dopasowujemy pakiet do skali działalności, a księgowość możemy połączyć z kadrami i płacami.

ZMIANA KSIĘGOWOŚCI KROK PO KROKU

Jak wygląda zmiana biura rachunkowego?

Działamy według konkretnego planu, dzięki czemu wiesz, co dzieje się na każdym etapie i od kiedy zaczyna się nasza odpowiedzialność.

KROK 1

Poznajemy sytuację firmy

Pytamy o formę działalności, rodzaj księgowości, VAT, liczbę dokumentów, zatrudnienie i oczekiwany termin zmiany.

KROK 2

Sprawdzamy możliwość przejęcia

Ustalamy, które okresy są zamknięte oraz czy występują braki, zaległości lub sprawy wymagające wyjaśnienia.

KROK 3

Przygotowujemy plan przekazania

Otrzymujesz listę potrzebnych danych, dokumentów, dostępów i pełnomocnictw oraz jasną informację, od którego okresu rozpoczynamy bieżącą obsługę.

KROK 4

Przenosimy obsługę i dostępy

Pomagamy uporządkować przekazanie dokumentacji, danych księgowych, dostępów do systemów oraz uprawnień potrzebnych do obsługi urzędu skarbowego, ZUS i KSeF.

KROK 5

Rozpoczynamy bieżące rozliczenia

Otrzymujesz dostęp do platformy i kontakt do dedykowanej księgowej. Na początku współpracy weryfikujemy kompletność bieżącego obiegu dokumentów i uzgadniamy zasady komunikacji.

Co należy przekazać przy zmianie biura?

Zakres dokumentów zależy od formy działalności, sposobu opodatkowania, statusu VAT, zatrudnienia oraz używanych systemów. Po krótkiej rozmowie przygotujemy checklistę dopasowaną do Twojej firmy i ustalimy bezpieczny termin przejęcia księgowości.

Jednoosobowa działalność

  • KPiR lub ewidencja przychodów,

  • ewidencje VAT i pliki JPK,

  • rozliczenia ZUS i podatków,

  • środki trwałe i wyposażenie,

  • dokumenty pracowników,

  • pełnomocnictwa i dostępy.

Sprawdzimy kompletność danych i wskażemy, co należy uzupełnić przed rozpoczęciem obsługi.

Zobacz cennik księgowości dla JDG →

Spółka z o.o.

  • księgi rachunkowe i plan kont,

  • zestawienie obrotów i sald,

  • rozrachunki z kontrahentami,

  • rejestry VAT i pliki JPK,

  • dokumentacja kadrowo-płacowa,

  • sprawozdawczość i uchwały.

Ustalimy stan ksiąg, otwarte okresy oraz sprawy wymagające wyjaśnienia z dotychczasowym biurem.

Zobacz cennik księgowości dla spółki z o.o. →

JASNY PODZIAŁ ZADAŃ

Kto za co odpowiada podczas zmiany?

Zmiana księgowości nie musi oznaczać samodzielnego przenoszenia wszystkich danych i formalności. Ty przekazujesz nam najważniejsze informacje i podpisujesz wymagane upoważnienia, a my koordynujemy proces przejęcia w uzgodnionym zakresie.

TWOJE ZADANIA

Po Twojej stronie

Potrzebujemy kilku informacji i decyzji, aby ustalić termin zmiany oraz bezpiecznie rozpocząć przejęcie księgowości.

  • Rozwiązanie umowy z obecnym biurem

  • Wskazanie planowanego terminu zmiany

  • Informacja o zaległościach i sprawach w toku

  • Podpisanie pełnomocnictw i upoważnień

NASZE ZADANIA

Po naszej stronie

Przygotowujemy plan przejęcia, wskazujemy potrzebne dokumenty i ustalamy okres naszej odpowiedzialności.

  • Ocena dokumentacji i możliwości przejęcia

  • Przygotowanie checklisty dokumentów

  • Ustalenie harmonogramu przejęcia

  • Weryfikacja kompletności otrzymanych danych

Nie wiesz od czego zacząć?

Umów się na bezpłatną konsultację, podczas której ustalimy termin zmiany, zakres dokumentów i kolejne kroki.

Ile trwa i ile kosztuje zmiana biura rachunkowego?

Nie wyceniamy zmiany „w ciemno”. Najpierw ustalamy, który okres zamyka obecne biuro i sprawdzamy kompletność dokumentacji. W ciągu 24 godzin kontaktujemy się, aby ustalić możliwy termin przejęcia, zakres dalszych kroków i ewentualne prace dodatkowe.

0 zł

wstępna ocena

do 24 h

pierwszy kontakt

od 199 zł

netto miesięcznie

Kiedy możemy przejąć księgowość?

  • 1

    W ciągu 24 godzin
    Kontaktujemy się, poznajemy sytuację firmy i ustalamy, jakich informacji potrzebujemy do wstępnej oceny.

  • 2

    Po sprawdzeniu dokumentacji
    Potwierdzamy, który okres kończy poprzednie biuro, czego ewentualnie brakuje i od kiedy możemy odpowiadać za bieżące rozliczenia.

  • 3

    Od uzgodnionego okresu
    Pomagamy przenieść dostępy, pełnomocnictwa i obieg dokumentów, a następnie rozpoczynamy obsługę zgodnie z ustalonym planem.

Termin zależy od kompletności dokumentacji, okresu wypowiedzenia i stanu bieżących rozliczeń. Wskazujemy realną datę dla Twojej firmy.

Ile zapłacisz za obsługę po zmianie?

Bezpłatna konsultacja

Pierwsza rozmowa i wstępny plan dalszych kroków.

Bieżąca księgowość

JDG

od 199 zł

netto/miesiąc

Spółka z o.o.

od 489 zł

netto/miesiąc

Zanim rozpoczniemy współpracę, znasz możliwy termin przejęcia, zakres bieżącej obsługi, wysokość abonamentu oraz koszt prac wykraczających poza abonament.

W ramach obsługi otrzymujesz m.in.

Dedykowana księgowa

Obsługa KSeF

Reprezentacja ZUS i US

Platforma księgowa

Cennik księgowości dla JDG →

Cennik księgowości dla spółki z o.o. →

Co z obsługą KSeF i zmianą pełnomocnictw?

Zmiana biura wymaga uporządkowania dostępów i pełnomocnictw. Sprawdzamy, jakie uprawnienia ma dotychczasowe biuro, wskazujemy, które należy odwołać oraz jakie nadać nowemu biuru. Część czynności wykonuje przedsiębiorca lub osoba uprawniona, dlatego przekazujemy jasną instrukcję dalszych działań.

Weryfikacja obecnych dostępów

Sprawdzamy z Tobą, jakie systemy, pełnomocnictwa i uprawnienia są wykorzystywane.

Ustalenie nowych uprawnień

Wskazujemy, jakie uprawnienia są potrzebne do dalszej obsługi i które dostępy należy odwołać.

Ciągłość obiegu dokumentów

Ustalamy, od którego dnia faktury i pozostałe dokumenty powinny trafiać do nowego systemu.

CASE STUDY – PRAWDZIWY PRZYPADEK KLIENTA

Zmiana biura rachunkowego w praktyce: jasny plan i stały kontakt

Poniżej opisujemy rzeczywisty przypadek przejęcia księgowości jednoosobowej działalności. Powodem zmiany był utrudniony kontakt z dotychczasowym biurem i brak jasnych informacji o bieżących rozliczeniach. Ze względu na poufność dane pozwalające zidentyfikować klienta zostały zanonimizowane.

Forma działalności

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Sposób rozliczeń

Księga przychodów i rozchodów, VAT

Liczba dokumentów

Około 50 dokumentów miesięcznie

Przyczyna zmiany

Utrudniony kontakt z biurem

Sytuacja przed zmianą

Właściciel firmy coraz dłużej czekał na odpowiedzi dotyczące kosztów, VAT i terminów płatności. Nie miał pewności, czy wszystkie dokumenty zostały ujęte, a informacje o zobowiązaniach otrzymywał zbyt późno.

Jak przejęliśmy obsługę?

Ustaliliśmy, że dotychczasowe biuro zamknie ostatni rozpoczęty miesiąc, a my przejmiemy bieżące dokumenty od kolejnego okresu. Klient otrzymał jedną listę dokumentów, dostępów i pełnomocnictw. Po sprawdzeniu danych wskazaliśmy brakujące elementy i uruchomiliśmy nowy obieg dokumentów.

Zakres przejęcia:

– podział okresów odpowiedzialności,
– checklista dokumentów i dostępów,
– wstępna weryfikacja kompletności danych,
– wskazanie brakujących elementów,
– uporządkowanie pełnomocnictw,
– nowy obieg dokumentów,
– kontakt z dedykowaną księgową.

Efekt po pierwszym miesiącu: dokumenty były przekazywane według ustalonego harmonogramu, a klient miał bezpośredni kontakt z księgową prowadzącą jego firmę. Otrzymywał bieżące odpowiedzi i wiedział, na jakim etapie znajdują się rozliczenia.

Masz podobny problem z obecnym biurem? Omów bezpłatnie możliwość przejęcia księgowości.

Dla jakich firm przejmujemy księgowość?

Przejmujemy księgowość JDG i spółek z o.o. – od prostych rozliczeń ryczałtowych po pełną księgowość, VAT oraz obsługę firm zatrudniających pracowników. Zakres wdrożenia dopasowujemy do aktualnej skali i sposobu działania firmy.

JDG na ryczałcie

Przejmujemy ewidencję przychodów, rozliczenia podatku, ZUS, VAT i bieżący obieg dokumentów.

JDG na KPiR

Ustalamy stan księgi podatkowej, rozliczenia kosztów, VAT, środki trwałe i otwarte okresy.

Spółka z o.o.

Weryfikujemy zakres przekazywanych ksiąg, salda, rozrachunki, dokumentację i pierwszy okres naszej odpowiedzialności.

Firma zatrudniająca pracowników

Księgowość możemy połączyć z przejęciem bieżącej obsługi kadr, płac i zgłoszeń ZUS.

WARTO WIEDZIEĆ PRZED ZMIANĄ

Najczęściej zadawane pytania

Tak, zmiana jest możliwa również w trakcie roku. Jeżeli zastanawiasz się, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku, najważniejsze jest jednoznaczne ustalenie, który okres kończy poprzednie biuro.

Najlepszy moment to taki, w którym można jednoznacznie zamknąć zakres odpowiedzialności obu biur. Nie zawsze trzeba czekać do końca roku. Termin zależy między innymi od umowy, stanu rozliczeń i kompletności dokumentacji.

Możemy wskazać informacje, które powinny zostać sprawdzone, oraz przygotować checklistę dalszych działań. Okres i sposób wypowiedzenia wynikają jednak z umowy zawartej z dotychczasowym biurem.

Lista zależy od formy działalności i zakresu obsługi. Po wstępnej rozmowie otrzymasz checklistę obejmującą właściwe księgi, ewidencje, deklaracje, dane kadrowe, salda, środki trwałe, pełnomocnictwa i dostępy.

Najpierw ustalamy, czego brakuje i czy wpływa to na możliwość rozpoczęcia bieżącej obsługi. Ewentualne poprawki, odtwarzanie danych i rozliczenie wcześniejszych okresów otrzymują osobny zakres oraz wycenę.

Pomagamy uporządkować dostęp i uprawnienia niezbędne do dalszej obsługi faktur w ramach naszej platformy księgowej. Ustalamy również, jak będą przekazywane dokumenty spoza KSeF.

Czas zależy od kompletności dokumentów, rodzaju księgowości, liczby pracowników, używanych systemów i stanu wcześniejszych rozliczeń. Po wstępnej ocenie podajemy możliwy termin rozpoczęcia.

Wstępna ocena możliwości przejęcia jest bezpłatna. Jeżeli konieczne są dodatkowe prace dotyczące wcześniejszych okresów, przedstawiamy ich zakres i cenę przed rozpoczęciem.

Pełnomocnictwo udzielone poprzedniemu biuru lub jego pracownikowi nie przechodzi automatycznie na nowe biuro. Jeżeli dana osoba posiada pełnomocnictwo PEL, może nadal mieć prawo do wykonywania czynności w relacjach z ZUS, dopóki zakres pełnomocnictwa nie zostanie zmieniony albo pełnomocnictwo nie zostanie odwołane. Do udzielenia lub zmiany zakresu służy formularz PEL, a do odwołania – PEL-O.

Zależy to od uzgodnionego podziału okresów odpowiedzialności. Najczęściej poprzednie biuro przygotowuje i wysyła JPK_V7M albo JPK_V7K oraz dokumenty ZUS za ostatni okres, który prowadziło, a nowe biuro rozpoczyna obsługę od kolejnego ustalonego miesiąca.

Może zachować część dostępów, jeżeli nie zostaną one świadomie odebrane. Dotyczy to nie tylko programu księgowego lub folderów z dokumentami, ale również uprawnień KSeF, pełnomocnictwa UPL-1, dostępu do eZUS, platform dokumentowych, skrzynek e-mail oraz certyfikatów lub tokenów wykorzystywanych w integracjach. Nadane wcześniej uprawnienia KSeF można odebrać, UPL-1 zmienić lub odwołać za pomocą OPL-1, a pełnomocnictwo do ZUS odwołać formularzem PEL-O.

Dane mogą zostać przekazane bezpośrednio przez przedsiębiorcę albo – po odpowiednim uzgodnieniu i upoważnieniu – pomiędzy biurami. Sposób przekazania ustalamy indywidualnie.

Sprawdź, od kiedy możemy przejąć Twoją księgowość

Bezpłatna wstępna ocena • Bez zobowiązań • Odpowiedź w 24h

Wypełnij krótki formularz. W ciągu 1 dnia skontaktujemy się z Tobą, aby poznać sytuację firmy, potwierdzić możliwy termin przejęcia oraz przedstawić dalsze kroki i wstępną wycenę:

→ otrzymasz możliwy termin rozpoczęcia obsługi,
→ wskażemy dokumenty, dostępy i pełnomocnictwa potrzebne do zmiany,
→ ustalimy, który okres kończy poprzednie biuro i od kiedy przejmujemy bieżące rozliczenia,
→ poznasz wstępny zakres i koszt dalszej księgowości.

Wolisz skontaktować się bezpośrednio?

Telefon: 22 300 12 13
WhatsApp 24/7: 22 300 12 13
E-mail: wsparcie@cyfrowiksiegowi.com

Krok 1 z 2 - Informacje o firmie

Forma działalności *
Średnia liczba dokumentów w miesiącu *
Rodzaj księgowości *
Czy zatrudniasz pracowników? *
Kiedy planujesz zmianę? *

Krok 2 z 2 - Dane kontaktowe

Preferowany kontakt *